資料は詳しく多い方がいいと言う誤解

資料の作成を依頼することがあります。

書類は単に提出されただけでは読むのに時間がかかるし、誤解が生じる可能性が高いです。

ここで誤解があるんです。

サムライコンサル塾

経営者が資料を依頼するとき

会社経営者が資料作成を依頼するとき、社員に依頼することが多いでしょう。

社員は社長から依頼された情報について、調べて資料にまとめます。

提出される大量の資料

社長に頼まれたわけですから、人によっては一生懸命調べることもあるでしょう。

そして頑張れば頑張るほど資料はたくさんになります。

 

そして、頑張れば頑張るほど大量の情報を全部伝えたくなります。

調べた情報の一つ一つの説明をしたくなるのです。

 

経営者にしてみたらそんな大量の情報は困ります。

見るだけでも大変ですが、そこから欲しい情報を得るとしたら時間もかかります。

大量の資料から得られる情報

 

会社経営者の仕事は「判断すること」です。

そして、判断するためには「情報」が必要です。

選択肢の条件を固めないと経営者は判断することができません。

 

たとえば、ある業界に参入しようと考えたとします。

その業界の現状や成長性などが気になります。

自分で調べたらかなりの時間を要します。

 

そこで、多くの経営者はそういった調べ物を社員に依頼します。

会社経営者としては、「結果」だけ欲しいのです。

 

 

ところが、社員は調べた努力をアピールします。

大量の資料を出してきて、その業界の歴史や魅力などあらゆる面から調べたことを見せようとします。

資料の信ぴょう性を高める目的でもあるでしょう。

 

 

会社経営者が欲しい情報は依頼の時に話しているはずです。

これができていない場合は経営者の能力不足です。

単に「○○と言う業界について調べてくれ」だったら資料は膨大です。

とんでもない量の資料が出てきて当たり前です。

 

逆に「○○と言う業界に参入したときの自社の優位性」など具体的な指示だった場合は、社員の能力の問題のはずです。

 

欲しい資料は、担当社員が考えるレベルで良いので「優位性がある」「優位性がない」だけです。

そのビジネスに参入して儲かればいいわけですし、儲からないとダメなわけです。

 

良い資料とは

会社経営者が見てすぐ判断できる良い資料とは、すごくシンプルです。

可能な限り枚数は少ないのが良く、できれば1枚にまとめたいところです。

シンプルな資料で見える化

 

文字を次々読まないといけない場合、すごく大変です。

文字だけではなく、画像やフラフなども使ってパッと見たらすぐにわかるようになっている方がありがたい。

 

一説には、あのトヨタですら提案書はA3の紙1枚だと言います。

1枚だけを見て、ほしい情報が得られるならば経営者は大助かりです。

 

また、社員にとっても情報を取捨選択する力が付きます。

取捨選択とはいるものを選んで、要らないものを捨てる能力です。

 

何がいるのか考えた時必ず「目的」があることに気づくはずです。

目的が「資料を作ること」になっている社員の資料は本当に見るのが大変です。

 

きちんと何を目的として調べているかを意識して調べると資料の結果も変わってきます。

経営者は調べた社員の「意向」の部分を引いて、事実だけを見て、判断する材料にします。

 

大量の資料が良い資料とは限らないのです。

物語と違って、起承転結など要りません。

事実だけを述べ、ほしい情報を得て判断できればいいのです。

 

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