業務をマニュアル化することのメリットとデメリット

会社を経営していると、どんどん生産性をあげてほしいと感じるものです。

のんびり仕事をしているのと、バリバリ仕事をしているの、社員に払う給料は同じです。

そう考えたら、社員には定時で帰って頂いて、帰るまでは全力で働いてほしいと思います。

その手段の一つが「業務のマニュアル化」です。

このマニュアルのメリットとデメリットをお知らせします。

サムライコンサル塾

マニュアル化するメリット

新しい社員が入社したとき、立ち上がるまでの期間はその人が働けていないだけでなく、その人を教えている社員の仕事も滞ります。

つまり、立ち上がりが遅ければ遅いほど、2人の社員が生産活動できていないと言うことになります。

業務のマニュアル化

また、この期間をケチって十分な教育を行わないと、その新しい社員は仕事がいつまでもできない可能性があります。

また、その社員は仕事が捗らず、悩み続ける可能性もあります。

もしかしたら、比較的短期間で会社を辞めてしまうかもしれません。

 

採用コストもある程度かかっているのに、再度募集するところからやり直しです。

何もいいことはありません。

 

ここで立ち上げ期間を大幅に縮める方法は「業務のマニュアル化」です。

仕事の方法をドキュメントにまとめ、それを見ることで仕事をマスターしてもらうのです。

この場合も教える人がいた方が短期間で立ち上がります。

 

この方法をいち早く考えて、採用したのがファミレス業界です。

ファミレスは接客の多くをアルバイトが担っています。

そのため、簡単に始めて、簡単に辞めていくのです。

ファミレス業界はマニュアル化が進んでいる

そう考えると、社員教育に時間があまりかけられません。

マニュアル化することで教えるほうも、教わる方も効率化が図れるのです。

 

 

マニュアル化のデメリット

マニュアル化は新しく仕事を覚えるうえで有効です。

しかし、デメリットもあります。

それぞれの行動について何をするべきかなどはすぐにマスターしてもらえます。

ところが「なぜその行動を行うべきなのか」がおろそかになりがちです。

 

例えば、ファミレスの例で言うならば、お辞儀の角度です。

来客の際の角度、お客さんとすれ違う時の角度、謝るときの角度、それぞれ違います。

なぜ違うのか、その理由、意味を知らないと単に覚えただけで心がこもっていません。

お客様は神様です

心がこもっていない行動に人は感動するはずもなく、接客業としてはかなりお粗末な仕上がりになってしまいます。

 

 

もう一つのデメリットは、マニュアルを作る時間と手間が膨大だと言うことです。

ノウハウをドキュメントにまとめると言うのは思った以上に大変な作業です。

例えば、普段普通に歩ける人が、自分が歩いている行動の一つ一つを文字に起こすこと考えたら大変です。

まず、左足に重心を移して、右足をかかとから上げます。

その後右足の前足で地面をけるようにして右足を上げ・・・など文字にすると何度も何度もその行動をしながら文字に起こしていくようになります。

 

こういった作業にも給料を払いますので、マニュアル化もそれなりのコストがかかるのです。

 

理想的な流れ

仕事の立ち上がりの理想としては、やはり入社後はすぐに立ち上がってほしいので、マニュアルを使い、その後、その人自身が、それぞれの意味について考えてもらえると理想的です。

そう考えると、それだけのことを考えて、やってくれる人となるので、それなりの人だと言えます。

 

結局は会社は人です。

採用も人を見て採用するのが一番です。

条件や経験で採用を考えることがありますが、多くの場合うまくいきません。

前評判だけよくて、入社後は振るわない人、入社前はやる気満々に見えて、入社後は働く気がない人。

 

どんなに能力が高くても、働く気がない人は役に立ちません。

給料泥棒と言いたいところですが、そう簡単に辞めさせることができないのも事実。

採用の際は必ず人を見て採用を行い、うまくマニュアルを使いすぐに立ち上がってもらうようにしましょう。

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