会社の経費になる物とならない物の線引き

会社経営をしている社長でも、従業員でも「経費」は必ず発生します。

領収書があれば何でも経費になるかと言うと、ならないものがあります。

本来は経費になるのに、考え方が間違っていることで経費にならないことがあり得ます。

そんなことにならないように以下のことに注意されて下さい。

 

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経費とは

経費とは売り上げを上げるために必要な出費のことを言います。

仕入れもそうでしょう。

これは売り上げに直接的につながるのでわかりやすいです。

 

経費なるものとならないものの差は商品ではない

例えば、商品説明のためのカタログなどはどうでしょう?

カタログを見た人がすべて商品を買うわけではないので、直接的に売り上げにつながるわけではありませんが、カタログくらいないと販売が困難となり、本来売れる商品も売れなくなってしまいます。

カタログなども当然経費と言えます。

カタログの作成費用は経費か

では、カタログほどしっかりしていなくても、手作りの資料はどうでしょうか?

紙は必要でしょうし、パソコンも必要です。

編集ソフトやプリンタも必要です。

この場合、紙、インク、パソコン、ソフト、プリンタ、すべてが経費になります。

 

では、「ソフト」ならば何でも経費になるかと言えばそうはいきません。

例えば「ゲーム」。

一般的な会社で「ゲーム」は経費になりません。

 

ただし、ゲームの開発会社などの場合はライバル会社の製品を研究する目的で購入することがあるでしょうから「経費」です。

 

交際費の誤解

交際費と言うと、外食費などがなんでも経費になると思って領収書を取りまくる人がいます。

ファミレスなどのレシートでも領収書として認められますが、「1人」となっている場合、単に一人の食事ととられそうです。

お客さんではなく、同じ会社の人3人で打ち合わせをして、それぞれ1人分ずつ支払い領収書を提出した場合などはメモ程度記録を残していた方が良いでしょう。

 

「○○氏と打ち合わせ、1人分のみ支払い」など。本当にメモ程度でいいのです。

 

あとは明細があるものの場合、「お子様ランチ」などが入っていたら問題です。

一般的なファミレスなどでは12歳以下の人にしかお子様ランチを提供していないことが多いです。

お子様ランチを注文したということは、子供がいたということで経費として認められない可能性があります。

お子様ランチは経費になるか

しかし、業務が子供向けのメニューを開発するような業務の場合で、他社のお子様ランチを研究する目的で注文した場合は、子供が同席していても経費になると思われます。

「お子様ランチ」が経費にならない訳ではなく、「業務に使ったかどうか」が経費になるかどうかのポイントです。

 

旅費交通費の誤解

旅費交通費は公的な情報を取得できる場合は領収書がなくても交通費が経費として認められるものです。

 

例えば、地下鉄など乗るたびに領収書が必要だとしたら営業活動の妨げになってしまいます。

「地下鉄○○線の○○駅から□□駅まで移動した」と言うことが分かればネットで調べても、地下鉄運営会社に電話しても正確に料金が分かります。

この場合は領収書を省略することができます。

 

ただし、いつ、どこに、何で、行ったかは記録に残していた方が良いと言えます。

多くの会社では「旅費申請書」などを作って、記録して提出したものだけが清算されるようになっていると思います。

記録もなければ、証明もできない場合「言ったもん勝ち」になってしまうので、税務上は不利になります。

メモ程度でもいいので何らかの記録があれば、万が一税務調査が入ったときもクリーンに対処できます。

 

まとめ

経費として認められるのは、業務に使ったもののみです。

特定の商品は経費になる、経費にならないと言うのは判断できません。

 

業務内容によっては経費になるでしょうし、業務内容によっては経費にならないのです。

 

 

 

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