【経営者必見】有能は人ほどメールが増え続ける理由

IT化が進み、電子メールが当たり前になりました。

指示や報告もメールの時代です。

日々大量のメールが届きますが、すべてを見ているでしょうか?

日々メールは増え続けます。

その理由を知ることで、増え続けるメールを抑制することができ、自分の仕事をすることができるようになります。

 

サムライコンサル塾

 

メールが増える理由

1980年ごろから日本の会社では、「中間管理職」と呼ばれる層が排除され続けています。

この中間管理職とは、管理職の人間が下の人間を管理するのに手間がかかり面倒なので、自分の代わりに部下たちを管理してくれる人のことを言います。

 

適度な権限を持たされ、部下を管理するので割と大変ですが、仕事の中心は管理なのであくせく働くわけではありません。

問題が起きた時に責任を取らされるのが仕事と言う少しかわいそうな立場と言えます。

 

こういった人たちが排除され、組織はフラットになる傾向があります。

ボスがいて、そこに部下が直接ぶら下がるような組織構成です。

 

昔は三角形やピラミッド型の組織構成でしたが、現在では文鎮型と言われています。

文鎮と会社経営

そうしたとき、優秀な管理職は、より多くの部下を持ちます。

指示を出すのはメール1本でも可能です。

全員に「TO」で送ればいいわけですので。

 

ただ、報告を受ける時は大変です。

部下が30人いたら、30人から報告が着ます。

50人いたら50人から、100人いたら100人からメールが届くわけです。

 

さらに、部下同士は情報交換に履歴を残すためにメールを使います。

上司にも中間報告的な意味合いを持たせて「CC」でメールを送ります。

社員Aと社員Bがあることの日程を決めるだけでも、「□□について、いつにしますか?」「〇日はどう?」「○日で良いですよ」とすんなり決まっても3通のメールをやり取りします。

 

上司にはこのメールの全てがCCで入る訳です。

 

その日程について都合が悪い時は、倍の6通程度が送られてきます。

部下が多くなればなるほど、こういった、いわば「余計なメール」が多くなるわけです。

 

そして、何かトラブルが発生したとき、各社員は「部長には知らせておきました」と自分の責任逃れの材料に使う訳です。

その部長としては、履歴を見たら確かにメールはCCで届いているので、強く言うことができない。

しかし一方で、1日に100通以上のメールが届いているので、真面目に全部見ていたら1日かけても全部は見切れない状態です。

翌日に持ち越したメールは、さらに良くありません。

対処が遅れる上に、翌日は翌日の100通が届くので、その対処もする必要があります。

 

 

優秀な上司には、さらに多くの部下ができ、メールの量は雪だるま式に増えていきます。

「TO」「CC」「BCC」のルールを事前に決めておくことで、上司をつぶさないメール管理ができると言えます。

優秀な上司は、仕事ができなくなるまでメールが増え続けます。

上司が値を上げた時点で、その組織の拡大は止まると言う流れになってしまいます。

 

サムライコンサル塾

コメントを残す